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Gmail与Foxmai客户端的几个“疑难”设置小研究

Foxmail可以后台下载邮件和附件,十分方便,这让WEB版Gmail显得不够完美。可是,当“删除邮件”、“添加标签”时,大家对同步相关的设置有有没有麻烦和疑问?我每次搜索答案后虽有收获,还是意犹未尽。求人不如求己,不如自己做点分析吧!

Gmail的邮件数据结构说明

想正确处理,首先得知道其原理。Gmail把“邮件”作为唯一对象来管理,避免了数据冗余和错误。我们完全可以把所有的文件夹和自定义标签都看做标签。这样,邮件+标签就组成了整个邮箱,非常简洁。
但是,有三类特殊的标签“互斥”(不能同时赋予同一封邮件),因此更适合看做邮件的三个“部分”。分别讨论之。

“所有邮件”部分(是的,“所有邮件”不包括后两者。大家可以邮件搜索进行验证)

在这个区域内,我们还发现收件箱、草稿箱、已发送邮件,这三个标签也是“互斥”的。所以也更适合看做“表示分类的主要标签”,或者文件夹。然后,每一封邮件都可以轻松叠加各种自定义标签了。如下表的例子。
分类 标签A 标签B 标签C
收件箱 ———-某邮件1————
草稿箱 ———-某邮件2————
已发送邮件 ———-某邮件3————
仅存档的邮件 ———-某邮件4————
特别的,“星标邮件”也是一种普通的标签,代表“next action”等含义(我推荐如此,符合GTD的思想),而星星则方便了大家快速应用和解除标签。

垃圾邮件部分

一旦邮件被标记为垃圾邮件(或者看作移动到垃圾箱),就脱离了所有邮件区。这样,在搜索所有邮件、查看某一标签下的邮件时,都不能看到垃圾邮件。
所以需要注意:需要经常浏览垃圾邮件区,并把非垃圾邮件移出到收件箱。否则将来可能误判,在30天后后悔莫及。

已删除邮件部分

与上述相同的原理,一旦邮件到达“已删除邮件”,将早晚被彻底删除。所以我们要慎重删除可能有用的邮件。现在邮箱容量趋于无限,对犹豫的邮件还是留着吧。
现在回顾一下删除邮件的过程:如果认定将来也无用处,直接删除之(Gmail时)或直接删除之(Foxmail时,客户端会自动把它移动到已删除邮件);如果但凡有用,在适当加标签后(可选)点击存档(Gmail时)或移动到“所有邮件”文件夹(Foxmail时,如果隐藏了“所有邮件”,就代表把收件箱本身作为收藏夹,此时不必移动。详见下文“应对-2”)。

针对Gmail的设置说明:

  • 不使用Outlook,因为启动速度缓慢和中间崩溃频发。
  • 使用Foxmail,并采用IMAP协议(理由也许很多,但是结论显而易见)
  • 建议大家设计大方实用的签名,展示自己的博客和公共联系方式。

远程文件夹及其映射

  1. 请采用默认的文件夹和文件夹映射关系,即收件箱、发件箱、草稿、垃圾邮件、已删除邮件都对应的建立映射。这样可以享受几乎与Web相同的体验,包括草稿同步保存、发件不必占用流量再次下载、垃圾邮件的快速恢复等。
  2. 请关闭不需要的IMAP文件夹。推荐通过Gmail的“标签”设置页,这比在Foxmail中隐藏远程文件夹更彻底一些,方便将来迁移到其他客户端。详见下文“应对-1”。

对Foxmail等客户端不支持标签和存档的应对

Gmail是普通方法+存档功能+标签的结合,在普通的邮箱模式上又附加了两个好用的功能。我们的思想:在客户端有功能限制时,可以降为普通邮箱的思路,放弃某些功能,以避免一些麻烦。

  1. 建议关闭标签映射在客户端的文件夹
    这相当于放弃“标签”功能。不要妄想在Foxmail中完美使用标签功能,即便Gmail有其同步机制。因为Gmail的同步机制,在某一文件夹里面的部分操作会“缩水”,比如删除无用的邮件,只会在Gmail中删除其标签,无用的邮件还是留在收件箱中。同时,客户端的收信时间也会增加。关闭之后,相当于局部禁用了Gmail特有的标签功能,不影响普通的使用。
  2. 建议关闭“所有邮件”文件夹
    这相当于放弃了“存档”功能,变成完全普通的邮箱。让我们一起回顾一下良好的邮件处理流程吧(参考了GTD方法):
    1. 在收件箱(Inbox)依次处理未读邮件,不能跳过。
    2. 遇到2分钟内能完成的,顺手完成之(比如浏览本月账单);如果2分钟内不能完成,则添加星标(相当于加注“需后续工作”标签。比如要求详尽的回复。)后,继续下一封。
    3. 对于阅读后的邮件,如果没有存档价值,则立即删除(在Gmail,我也建议这么做,减少将来检索的干扰)或删除(Foxmail时,客户端会把它移动到已删除邮件里面)。如果有价值,则保留在收件箱中。而收件箱本身用作收藏夹,阅后能够留下的都是有用的。
    4. 依次处理,直到完成所有新邮件的浏览。
    5. 待到有时间时,集中处理星标邮件(Foxmail会把它们置顶,方便处理)。

    当然,这个设置见仁见智。存档功能如果保留,优点是可以轻松保留“没什么用但说不定将来有用”的邮件。缺点也不是很严重:双倍的同步流量、未读邮件提示和折半的同步速度。(显然,在客户端看来,两个文件夹的同名邮件是两份邮件,需要分别下载。)而推荐的办法则有一个小缺点:不再允许清空Gmail邮箱。

希望大家用Gmail+Foxmail组合,能够实现数据安全+快速读写的完美结合!

参考知识:

  1. Googl帮助:建议使用 IMAP 客户端设置:(如有冲突,以我的为准,因为Foxmail有有针对性的避免了其中提到的问题。)
  2. Googl帮助:删除 IMAP 邮件(里面提到了删除和存档在客户端的不同设置和操作。对一般人来说,我建议在客户端暂时不用存档功能较好。换句话说,我推荐下面提到的Apple Mail 1.1.3-3的默认设置)
  3. 在 Apple 设备上存档和删除的不同方式(Foxmail类似第二种,即类似Apple Mail 1.1.3-3的默认设置)